Під час перевірки головне — зберігати спокій, перевіряти документи контролерів (посвідчення, направлення, наказ), фіксувати процес (відео/аудіо) і співпрацювати, але не надавати зайвого, оформлюючи все актами, а за результатами перевірки – ретельно вивчати акт, письмово фіксувати зауваження та оскаржувати рішення за потреби, що особливо важливо для захисту прав бізнесу
Корпоративний юрист зазначає про правила, яких потрібно дотримуватися у разі проведення перевірки, як захистити свої права та виявити порушення або перевищення повноважень інспектора.
Що робити в разі перевірки?
Насамперед, якщо ви не отримали листа з повідомленням про проведення планової перевірки, у вас є повне право не допускати контролерів, посилаючись на чинне законодавство. Якщо ж перевірка позапланова то Закон “Про основні засади державного нагляду (контролю) у сфері господарської діяльності” від 5 квітня 2007 року не вимагає попереднього повідомлення.
Якщо ж до вас подзвонили представники контролюючих органів, то у вас є повне право не відповідати їм на дзвінок. Під час телефонної розмови краще дізнатись якомога більше про наміри контролюючого органу, при цьому не сказавши зайвого, та завершити розмову словами “я зв’яжуся з Вами пізніше”.
Зустрічаються випадки, коли деякі працівники отримують повідомлення від контролюючих органів про необхідність їх присутності в такому органі. Найкращим рішенням буде погодити це питання з керівником та відвідати відповідний орган в супроводі юриста. Але що ж робити, якщо вищезгаданий орган вимагає на запит надати певні документи? Все дуже просто, перед подачею документів, їх потрібно узгодити з керівником та юристом, а також перевірити наявність підстав для їх витребування.
Дії під час перевірки контолюючими органами
Якщо Ви не керівник, негайно повідомте керівника про перевірку. Інспектор не має права починати перевірку без керівника.
- Перед початком проведення перевірки, необхідно пересвідчитись, чи є в особи повноваження на її проведення. Попросіть пред’явити службове посвідчення. В посвідченні повинна бути інформація про прізвище, ім’я та по батькові інспектора, посаду, місце роботи, серію та номер, дату видачі та термін дії посвідчення.
- Також варто зафіксувати інформацію, що міститься в посвідченні. Перепишіть або сфотографуйте його. Перевірте чи справді така особа направлялась на перевірку зателефонувавши з питанням у відповідний орган.
- Перевірте законність підстав, вказаних в документах. Внесіть дані про проведення інспекції в Журнал реєстрації перевірок (якщо такий є) та запропонуйте інспектору поставити в ньому підпис.
Наступним, що ви можете вимагати до пред’явлення, є направлення та копія наказу. В наказі має бути зазначена дата видачі, повне найменування органу, суб’єкт, який підлягає перевірці, мета та вид, підстави, дата початку, терміни, період діяльності, що перевірятиметься.
В яких випадках можна не допускати до перевірки котролерів?
Допускати до перевірки не варто, якщо наявна хоча б одна з нижче вказаних підстав:
- Якщо посадова особа, що прийшла з метою проведення перевірки, не надала вам службового посвідчення, направлення або наказу;
- Відсутність повідомлення, якщо перевірка планова;
- Наявність порушень протягом оформлення або у вже оформлених документах;
- Підстави для перевірки відсутні;
- Інспектор відмовляється ставити свій підпис в Журналі перевірок.
Недопуск інспекторів до проведення перевірки повинен бути обґрунтованим і ви, як суб’єкт господарської діяльності, повинні вичерпно і ясно зазначити в Акті про причини відмови у допуску.
Процес здійснення перевірки
- Насамперед варто виділити для інспектора робоче місце. Ідеальним варіантом буде виділення окремої кімнати і призначення відповідальної особи для роботи з інспектором. Це може бути бухгалтер, юрист або й інший відповідальний і надійний працівник, який би не видавав зайвої інформації і фіксував всі дії перевіряючого.
- Наступним кроком буде повідомлення працівників про перевірку та обмеження їх спілкування з інспектором. Пам’ятайте, під час проведення перевірки всі працівники, які працюють за цивільно-правовим договором, і ФОП-и можуть повідомити інформацію, яка буде сприйнята інспекторами буквально як зелений колір світлофора для притягнення до відповідальності. Це, зокрема, використання фраз «я працюю в компанії», «наш офіс», «зарплата/заробітна плата» та інших, які можуть вказувати на наявність прихованих трудових відносин.
Надавати документи інспектору потрібно лише згідно опису та під підпис. В жодному разі не можна допускати вилучення оригіналів, тому що це дозволено виключно у випадках визначених кримінально-процесуальним законодавством або на вимогу суду. Якщо ж інспектор попросить документи, які не пов’язані з предметом перевірки, то просто не надавайте їх, а про таку примху інспектора повідомте письмово відповідний орган контролю. Письмове повідомлення необхідне також коли неможливо надати певні документи з об’єктивних підстав. Проводьте відеофіксацію процесу перевірки, про що повідомте інспектора.
Підсумки перевірки
При виявленні певних порушень з Вашого боку не поспішайте відмовляти інспектору у підписанні акту. Підписуйте акт з зауваженням «З висновками не згодний, заперечення до акту будуть надані у встановлений законом строк». Таке формулювання дасть змогу більш ефективно оскаржити результати та уникнути суперечностей у разі зміни стратегії захисту.
Не підписуйте стандартні формулювання типу: «всі документи, використані під час перевірки, достовірні, надані в повному обсязі, а додаткові (інші) документи, що пов’язані з діяльністю підприємства за період, що перевірявся, відсутні», зазначене істотно ускладнить подання нових доказів та посилання на них.
Не забувайте, що Ви маєте право в обов’язковому порядку отримати примірник/копію документа складеного за результатами перевірки.
Пам’ятайте – «програна битва, ще не означає програну війну» і ви вправі оскаржити рішення про застосування до вас штрафних санкцій з боку контролюючого органу, припис про виправлення виявлених порушень в судовому порядку. Крім судового, існує адміністративний порядок оскарження, однак він менш ефективний у зв’язку з узгодженістю дій та позиції всієї вертикалі.
Якщо ж перевіряючий орган має намір «навідатись» до Вашої компанії і ви не знаєте що робити, краще звернутись до кваліфікованих спеціалістів за отриманням повної та вичерпної консультації щодо таких питань.
Практика
Вам може сподобатись