Заміна головного бухгалтера – відповідальний крок для любого бізнесу. Від правильності та послідовності дій залежить безперебійна робота підприємства та збереження звітності.
В цій статті ми розглянемо послідовність дій при заміні головного бухгалтера.
Приймання-передання справ
Це важливий етап – саме тут передається необхідна для подальшого функціонування бізнесу документація.
1) Підготовка документів. При звільненні головний бухгалтер готує перелік документації, яку передає наступнику. Це:
- Первинні документи (накладні, рахунки, акти передачі та ін.);
- Реєстри податкових накладних;
- Податкова звітність;
- Банківські виписки, договори, платіжні документи та ін.
2) Перевірка документації. Перевірку проводить новий головний бухгалтер. Слід звертати увагу на повноту заповнення документів, їх відповідність вимогам законодавства.
3) Акт приймання-передання справ. Документ підписується керівником підприємства, новим бухгалтером та бухгалтером, що звільняється. В цьому документі повинна бути наступна інформація:
- Дата складання;
- Перелік документів, що передається;
- Відомості про залишки на рахунках, невиконанні зобов’язання та ін.
4) Доступ до програмного забезпечення. Новому бухгалтеру передаються паролі та оформлюється доступ до платіжного кабінету, облікових програм, банківської системи та ін.
Оформлення звільнення
При звільненні головного бухгалтера важливо дотримуватись норм законодавства, що дозволяє уникнути юридичних ризиків.
Перший крок до звільнення – відповідна заява працівника. Вона подається на ім’я керівника підприємства. Підстави для звільнення:
- Власне бажання;
- Закінчення строку дії договору;
- Інші, передбачені законодавством, підстави.
Наступний крок – наказ про звільнення. Він видається керівником підприємства. В ньому зазначається дата і підстава звільнення.
Після звільнення бухгалтер повинен отримати заробітну плату за останній місяць та компенсацію за невикористану частину відпустку та ін. передбачені виплати.
Про звільнення робиться запис у трудовій книжці працівника. Вказується дата та підстава звільнення.
Кого необхідно проінформувати про зміну бухгалтера
Про зміну головного бухгалтера необхідно повідомити податкові органи та контрагентів.
Податкові органи повідомляються через електронний кабінет. Також новий бухгалтер отримує відповідний ключ доступу до е-кабінету.
Після зміни головного бухгалтера важливо своєчасно повідомити про це відповідні органи та контрагентів.
Банки – про зміну головного бухгалтера слід повідомити і обслуговуючий банк. Надсилаються копії наказу про призначення нового головного бухгалтера, копії його документів та зразок підпису.
Якщо головний бухгалтер підписував договори та відповідав за взаєморозрахунки, слід повідомити і контрагентів. Можливо, прийдеться оновити деяку договірну документацію.
Інші організації – у випадку, якщо головний бухгалтер надавав звіти до страхових компаній, пенсійного фонду та ін., їх також слід проінформувати про заміну працівника.
Рекомендації для нового бухгалтера
- Серйозно поставитись до передачі документів – вивчити їх наявність, повноту заповнювання, відповідність нормам законодавства та ін.
- Проаналізуйте фінансовий стан підприємства. Перевірте наявність залишків на рахунках, наявність дебіторської та кредиторської заборгованості.
- Вивчить специфіку ведення бізнесу та особливостей обліку в новій компанії.
Заміна головного бухгалтера – це процес, який складається з декількох етапів. Всі вони вимагають уважності. Дотримання законодавства та ретельний підхід допоможуть зберегти стабільність роботи компанії та довіру контрагентів. Дотримуйтесь вказаного алгоритму дій, тоді заміна головного бухгалтера пройде для бізнесу безболісно.
Вам може сподобатись