Зміна головного бухгалтера на підприємстві: алгоритм дій

Зміна головного бухгалтера потребує належного документального оформлення та своєчасного інформування відповідних органів і установ. Насамперед видається наказ про зміну відповідальної особи, після чого до податкової служби подається заява за формою № 1-ОПП з позначкою «Зміни» не пізніше ніж протягом 10 днів. Також необхідно повідомити банк, надавши оновлений зразок підпису, переоформити електронні ключі та доступи до програмних сервісів, зокрема M.E.Doc, і поінформувати контрагентів та інші фонди — Пенсійний фонд і Фонд соціального страхування. Окрему увагу слід приділити передачі справ, яка може здійснюватися шляхом прийняття документації керівником підприємства або залученою спеціалізованою організацією.

Детальніше про алгоритм зміни головного бухгалтера на підприємстві пояснює податковий юрист АО “Бачинський та партнери”.

Професійна Юридична консультація

Наші спеціалісти нададуть професійну консультацію.

Приймання та передача справ

Це важливий етап – саме тут передається необхідна для подальшого функціонування бізнесу документація.

1) Підготовка документів:

При звільненні головний бухгалтер готує перелік документації, яку передає наступнику. Це:

• Первинні документи (накладні, рахунки, акти передачі та ін.);
• Реєстри податкових накладних;
• Податкова звітність;
• Банківські виписки, договори, платіжні документи та ін.

2) Перевірка документації:

Консультація юриста

Перевірку проводить новий головний бухгалтер. Слід звертати увагу на повноту заповнення документів, їх відповідність вимогам законодавства.

3) Акт приймання-передання справ:

Документ підписується керівником підприємства, новим бухгалтером та бухгалтером, що звільняється. В цьому документі повинна бути наступна інформація:

• Дата складання;
• Перелік документів, що передається;
• Відомості про залишки на рахунках, невиконанні зобов’язання та ін.

4) Доступ до програмного забезпечення:

Новому бухгалтеру передаються паролі та оформлюється доступ до платіжного кабінету, облікових програм, банківської системи та ін.

Зміна головного бухгалтера послідовність дій

Процес зміни головного бухгалтера потребує чіткої організації та дотримання визначеного алгоритму, адже ця посадова особа відповідає за податковий, бухгалтерський та фінансовий облік підприємства. Правильна послідовність дій допомагає уникнути порушень, штрафів і збоїв у звітності.

Основні кроки під час зміни головного бухгалтера:

• Прийняття управлінського рішення та видання наказу про звільнення попереднього і призначення нового бухгалтера;
• Оформлення передачі справ (актом прийому-передачі або шляхом прийняття документації керівником чи сторонньою організацією);
• Повідомлення податкової служби шляхом подання форми № 1-ОПП з позначкою «Зміни» у встановлений строк;
• Інформування банку та оновлення карток із зразками підписів;
• Переоформлення електронних ключів і доступів до систем електронної звітності та документообігу;
• Повідомлення контрагентів і фондів, з якими підприємство взаємодіє на постійній основі.

Дотримання чіткої послідовності дій під час зміни головного бухгалтера дозволяє забезпечити безперервність фінансових процесів, зберегти контроль над обліком і мінімізувати юридичні та податкові ризики для підприємства.

Кого необхідно проінформувати про зміну бухгалтера

Зміна головного бухгалтера — це не лише внутрішнє кадрове рішення, а й подія, про яку необхідно своєчасно повідомити низку зовнішніх і внутрішніх органів. Невиконання цього обов’язку може призвести до проблем із податковою звітністю, банківським обслуговуванням та електронним документообігом.

У разі зміни бухгалтера слід проінформувати:

• Податкову службу — шляхом подання заяви за формою № 1-ОПП з позначкою «Зміни» у встановлений строк;
• Обслуговуючий банк — для оновлення картки зі зразками підписів та повноважень;
• Пенсійний фонд України та інші соціальні фонди — у разі, якщо бухгалтер відповідає за подання відповідної звітності;
• Провайдерів електронного документообігу (M.E.Doc, СОТА, «Вчасно» тощо) — для переоформлення електронних ключів і доступів;
• Контрагентів — щоб уникнути непорозумінь під час обміну первинними документами та актами звірки;
• Внутрішні підрозділи компанії — з метою забезпечення безперервності фінансових і облікових процесів.

Своєчасне інформування всіх зацікавлених сторін дозволяє мінімізувати ризики, пов’язані з помилками у звітності, блокуванням доступів або затримками платежів, і забезпечує безперебійну роботу бухгалтерської та фінансової системи підприємства.

Рекомендації для нового бухгалтера

1. Серйозно поставитись до передачі документів – вивчити їх наявність, повноту заповнювання, відповідність нормам законодавства та ін.
2. Проаналізуйте фінансовий стан підприємства. Перевірте наявність залишків на рахунках, наявність дебіторської та кредиторської заборгованості.
3. Вивчить специфіку ведення бізнесу та особливостей обліку в новій компанії.

Заміна головного бухгалтера – це процес, який складається з декількох етапів. Всі вони вимагають уважності. Дотримання законодавства та ретельний підхід допоможуть зберегти стабільність роботи компанії та довіру контрагентів. Дотримуйтесь вказаного алгоритму дій, тоді заміна головного бухгалтера пройде для бізнесу безболісно.