Пошук архівних довідок про народження, укладення шлюбу та смерть особи на території України є досить поширеним явищем, особливо серед іноземців, які готують документи для імміграції до України або планують отримати українське громадянство на підставі територіального походження.
У багатьох випадках іноземці, які бажають отримати українське громадянство чи заснувати своє право на імміграцію до України, потребують підтвердження факту народження їхніх родичів на території України, і саме в цих випадках на допомогу приходить архівний пошук.
Для чого звертатися в архів?
Найпоширенішими підставами для звернення в архів, як вже було зазначено, є необхідність встановлення факту народження особи на території України для подальшого звернення за набуттям українського громадянства чи отриманням дозволу на імміграцію в Україну, або ж пошук документів, які підтвердили б родинні зв’язки між особами.
У процесі звернення до архівних установ для отримання довідки про народження родичів на території України, особа може отримати інформацію, яка стосується лише себе, осіб, що перебувають на її утриманні, під опікою або піклуванням, а також інформацію про померлу дружину (чоловіка) або близьких родичів (батьків, дітей, сестер, братів, бабусь, дідусів та ін.).
З огляду на конфіденційність та захист персональних даних, архівні установи мають обмеження щодо надання інформації про інших осіб, які не мають прямого стосунку до особи, яка звертається за довідкою. Це відбувається відповідно до вимог законодавства з питань захисту персональних даних.
Порядок отримання архівної довідки
Порядок отримання архівної довідки може варіюватися в залежності від конкретного архіву та його внутрішніх правил. Однак, нижче наведений загальний порядок, який може бути застосований при отриманні архівної довідки:
- Визначення архіву: Спочатку вам потрібно визначити, в якому архіві знаходяться необхідні документи. Це може бути державний архів, архів місцевих реєстраційних органів, церковний архів або інші відповідні архівні установи.
- Запит до архіву: Подайте запит до відповідного архіву, вказавши повну інформацію про документ, який ви шукаєте. У запиті зазвичай вказують повне ім’я родича, дату народження, можливо, місце народження та інші доступні деталі, що допоможуть знайти необхідну інформацію.
- Оплата та обробка запиту: Зазвичай архіви вимагають плату за обробку запиту та надання архівної довідки. Передайте необхідну оплату і дочекайтеся обробки запиту архівом. Час обробки може варіюватися від кількох днів до кількох тижнів, залежно від розпису роботи архіву та складності пошуку.
- Надання архівної довідки: Після обробки запиту архів може надати архівну довідку. Це може бути копія або витяг з архівного документа, який містить інформацію про народження родича на території України. Довідка може бути видана на паперовому носії або в електронному форматі.
- Отримання довідки: Після отримання архівної довідки ви можете забрати її у відповідному архіві. Зверніть увагу, що в деяких випадках архіви можуть вимагати особисту присутність або надання додаткових документів для отримання довідки. Перевірте вимоги архіву щодо процедури отримання документа.
- Використання архівної довідки: Отриману архівну довідку можна використовувати для імміграції, отримання громадянства, документації родинних зв’язків або інших відповідних цілей. Залежно від вашої конкретної потреби, використовуйте довідку відповідним чином.
Важливо мати на увазі, що процес отримання архівної довідки може варіюватися в залежності від конкретного архіву та його внутрішніх правил. Рекомендується заздалегідь з’ясувати процедуру та вимоги архіву, з яким ви плануєте звернутися, і виконувати їх належним чином для успішного отримання архівної довідки.
Чому в архіві немає інформації про особу?
Дуже часто трапляються випадки, коли інформація в архіві відсутня. На це впливає безліч факторів, одним з яких є історичне минуле України. Внаслідок воєн Україна зазнала значних руйнувань, було знищено велику кількість населених пунктів, будівель і в тому числі архівів з усім, що в них знаходилося.
Іншим чинником є неправильне написання імен та прізвищ, їх зміна внаслідок укладення шлюбу тощо. Саме тому ми радимо вказувати у запиті декілька варіантів написання. Це, звичайно, збільшить шанс знайти архівні записи про особу, однак отримані результати можуть відрізнятись написанням імен та прізвищ, що створить проблеми з їх використанням.
Коли треба звертатися до суду?
Якщо трапилось так, що Вам вдалось знайти інформацію про родичів, однак їхнє прізвище не співпадає з Вашим або у Ваших документах вказане інше ім’я таких осіб, слід звернутись до суду для встановлення факту родинних відносин.
На жаль, за наявності будь-яких розбіжностей в документах, неможливо довести факт родинних відносин та навіть факт народження цих осіб на території України без рішення суду.
Така категорія справ розглядається в порядку окремого провадження та має свою специфіку. За результатами судового розгляду виноситься рішення, яке можна буде використовувати при зверненні у Державну міграційну службу, як підтвердження факту родинних відносин між фізичними особами та факту народження особи на території України.
Чим ми будемо корисні:
- Надання консультацій
- Підготовка документів для звернення до архівної установи
- Отримання інформації з архівних установ
- Судове представництво у справах про встановлення родинних відносин