Табель обліку робочого часу: порядок ведення

Табель обліку робочого часу – документ, який використовують для реєстрації відпрацьованих годин працівників. В ньому міститься інформація про кількість робочих годин, дні відсутності та причини відсутності  (відпустка, лікарняний, відрядження та ін.). Табель ведеться з метою нарахування заробітної плати та інших виплат.

Табель обліку робочого часу містить в собі персональні дані працівника (ПІБ, посада, відділ); відпрацьовані дні та години; сумарна кількість годин, робочих днів, вихідних та святкових днів.

Табель ведеться щомісяця на кожного співробітника. Дані до нього вносяться щоденно або щотижнево відповідальною особою. У кінці місяця інформація узагальнюється та використовується для нарахування зарплати.

Професійна Юридична консультація

Наші спеціалісти нададуть професійну консультацію.

Для вдосконалення можна використовувати спеціальні програми (1С, Excel, онлайн-системи обліку), які автоматизують процес обліку.

Хто веде табель обліку робочого часу

Ведення табеля обліку робочого часу обов’язкове для всіх роботодавців,  які працюють за трудовим договором. Це вимагає законодавство України, зокрема Кодекс законів про працю України. Як правило,  для обліку робочого часу використовують форму Т-12 (для фізичних осіб-підприємців) або форму Т-13 (для юридичних осіб).

Табель обліку робочого часу ведеться відповідальною особою на підприємстві, а саме: керівником підприємства або особою, яку він уповноважив вести облік; працівником відділу кадрів; бухгалтерією (в деяких випадках).

Ці особи повинні бути обізнаними в трудовому законодавстві та нормативах, які регулюють робочий час, відпустки та лікарняні, задля уникнення помилок при заповненні.

Як заповнювати табель обліку робочого часу

Ведення та заповнення табеля обліку робочого часу повинно бути точним і відповідати всім вимогам законодавства. Необхідно звертати увагу при заповненні табеля на: фактичну кількість робочих годин або днів, вихідних, святкових днів, лікарняних, відпусток; коди відсутностей — кожна причина відсутності на роботі (лікарняний, відпустка, прогули) повинна позначатись відповідним кодом. Наприклад, лікарняний може позначатися літерою “Л”, а вихідний день — “В”; зміну графіка роботи — якщо працівник працює за змінним графіком, то необхідно це зазначати у відповідних графах табеля, а також додавати записи щодо понаднормових годин роботи.

Табелювання працівників

Табелювання працівників включає в себе фіксацію присутності на робочому місці кожного працівника, облік відпрацьованого часу, реєстрацію відсутності з різних причин.

Основними методами табелювання є ручне табелювання – це коли працівники чи відповідальні особи самостійно вносять дані в табель (заповнення паперових або електронних форм) або автоматизоване табелювання – за допомогою спеціалізованих програм чи систем контролю доступу, які автоматично реєструють прихід і вихід працівників (біометрія, картки доступу).

Позначення в табелі:

• “Р” – робочий день;
• “В” – вихідний день;
• “Л” – лікарняний;
• “Ч” – чергова відпустка;
• “ВР” – відрядження;
• “НБ” – неявка з нез’ясованих причин.

Зразок заповнення табеля робочого часу

Зразок заповнення табеля обліку робочого часу

Наведемо зразок заповнення табеля обліку робочого часу на прикладі форми Т-12 (може використовуватися також форма Т-13):