Первинна документація — основа обліку на підприємстві. Завдяки цим документам можна підтвердити факт здійснення купівлі-продажу товарів та ін. Сьогодні ми розглянемо алгоритм дій в разі їх втрати.
Вимоги до первинних документів
Згідно з Законом України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» та ін, первинні документи мають:
1) Обов’язкові реквізити:
- Назва.
- Дата.
- Місце складання.
- Зміст господарської операції.
- Найменування посад та підписи осіб, котрі їх склали.
2) Оригінальність: Документ повинен мати необхідні реквізити та зберігатись в оригіналі.
3) Строк зберігання: складає 3 років, але, в деяких випадках, ще довше.
Дотримання цих вимог допомагає уникнути неприємностей.
Призначення первинних документів
Вони необхідні для:
- Фіксації операції: Завдяки ним можна підтвердити факт вчинення тієї чи іншої дії.
- Основа для обліку: Вони використовуються для бухгалтерського обліку..
- Доказова база: Використовуються під час перевірок.
- Контроль і аналітика: Дають змогу аналізувати діяльність підприємства
Втрата первинної документації несе суттєві ризики для підприємства.
Втрата документів через війну
Сьогодні однією з причин втрати документів можуть бути бойові дії. В таких випадках є певні механізми захисту підприємств:
- Законодавчі послаблення: в Податковому кодексі України передбачено, що у разі форс-мажорних обставин платник отримує відстрочку або уникнути відповідальності за ненадання паперів.
- Підтвердження форс-мажору: Торгово-промислової палати України надає відповідний сертифікат.
- Електронні копії: Можна використовувати для відновлення документів.
Кого треба повідомити
В разі втрати документів, необхідно повідомити про це відповідні органи:
1) Податкові органи:
- Необхідно надіслати повідомлення до Податкової інспекції, вказавши обставини втрати.
- Надати підтвердження, наприклад сертифікат від ТПП.
2) Контрагентів:
- Контрагенти, після повідомлення, можуть надати копії договорів та ін. документів.
3) Аудиторів:
- В разі проходження аудиту, повідомте про це перевіряючих.
4) Страхові компанії:
- Якщо документи були застраховані, повідомте страхову компанію, котра компенсує втрати.
Як відновити первинну документацію
Цей алгоритм допоможе мінімізувати наслідки:
1) Запит до контрагентів:
- Постачальники нададуть копії документів.
2) Використання електронних даних:
- Документи створені за допомогою електронних систем обліку можна відновити.
3) Подача заяви до правоохоронних органів:
- Якщо документи були втрачені внаслідок злочину, поліція може надати підтвердження факту вчинення крадіжки.
4) Відновлення за допомогою бухгалтерських програм:
- Бухгалтерські програм допоможуть відновити значну частину даних.
5) Консультація з юристами:
- Щоб зрозуміти шляхи відновлення документів та наслідки їх втрати, можна звернутись до фахівців з права та обліку.
Втрата первинної документації – серйозна подія, але вчинення правильних дій допоможе мінімізувати наслідки. Дійте відповідно до законодавства, своєчасно звертайтесь за допомогою, це допоможе мінімізувати виклики. А електронна система обліку допоможе відновити значну частину документів. Правильно організована система обліку – запорука стабільності.
Вам може сподобатись