Видаткова накладна – бухгалтерський документ, який застосовують з метою фіксації факту надання товарів або послуг зі складу підприємства. Вона підтверджує факт передачі товарів чи матеріалів від постачальника до покупця. Як правило, видаткова накладна заповнюється в момент передачі товару або ж при його використанні на підприємстві.
Зазвичай видаткова накладна являється основою бухгалтерського обліку, списання товарів або матеріалів та нарахування податків.
Особливість видаткової накладної
Особливістю видаткової накладної є те, що вона являється документом, який підтверджує не лише передачу товарів чи матеріалів від постачальника до покупця, а ще виступає як підстава для бухгалтерського та податкового обліку та контроль складських запасів.
Вона деталізує інформацію про товар чи матеріали, а тому повинна містити повний перелік, такий як назву, кількість, одиницю виміру, вартість та загальну суму. Оскільки накладна підтверджує зобов’язання сторін, то вона має юридичну силу і може бути застосована у разі виникнення суперечок, як доказ фактичної передачі товару.
На підставі видаткової накладної відбувається списання товарів зі складу та відображення витрат. Для податкового обліку вона є підтвердженням реалізації товару, що безпосередньо має значення для розрахунку податків.
Також, коли товар переданий, але ще не оплачений, то в такому випадку накладна є підтвердженням боргу, який покупець має погасити.
Обов’язкові реквізити видаткової накладної
Для підтвердження юридичної сили та достовірності інформації видаткова накладна повинна містити в собі обов’язкові реквізити, які затверджені законодавством і стандартами обліку. До них входить: назва документа; номер та дата оформлення; реквізити сторін із зазначенням назви організації, адреси, контактних даних та коду ЄДРПОУ; номер та дату договору (за наявності); назва товару, його кількість, одиниця виміру, ціна та загальна вартість; підписи та печатки сторін; ідентифікаційний номер платника податків (ІПН), який необхідно вказати з метою забезпечення відповідності податковим вимогам; інформація про податок на додану вартість (ПДВ) із вказанням суми ПДВ у загальній вартості товару.
Хто має право виписувати видаткову накладну
Видаткову накладну має право виписувати особа, яка несе матеріальну відповідальність за товарно-матеріальні цінності на підприємстві та має відповідні повноваження. Це може бути як керівник підприємства, так і бухгалтер чи інша уповноважена пособа (вона повинна мати наказ або довіреність керівника для здійснення таких дій).
У випадку коли видаткову накладну виписує фізична особа-підприємець, то це робить сам підприємець або уповноважена ним особа.
Особа, яка підписує видаткову накладну повинна діяти в межах своїх повноважень. Також мати право на складання документів від імені підприємства, що підтверджено документально.
Видаткова накладна: вимоги до оформлення
Для підтвердження юридичної сили та достовірності інформації досить важливими є вимоги до оформлення видаткової накладної. Вона може бути оформлена на фірмовому бланку підприємства. Обов’язково необхідно зазначити в ній номер і дату складання. Вказується повна назва підприємства, адреса, ідентифікаційний код чи ЄДРПОУ, контактні дані.
Накладна повинна бути чітко та зрозуміло оформлена, без виправлень чи неточностей з метою уникнення можливих суперечок.
Як правило, видаткова накладна заповнюється у двох примірниках і кожен з них повинен бути ідентичним та мати оригінальні підписи.
Вам може сподобатись