Фриланс став популярним способом заробітку для тисяч українців. Дизайнери, програмісти, копірайтери, перекладачі та представники інших творчих професій обирають вільний графік та можливість працювати з клієнтами з різних країн. Проте багато хто стикається з питанням легалізації своєї діяльності.
Відкриття ФОП дозволяє офіційно отримувати гроші, сплачувати податки та уникати проблем із законом.
Як фрилансеру узаконити свою роботу
Працювати без оформлення – ризикована справа. Законодавство України передбачає кілька варіантів легалізації діяльності для тих, хто надає послуги як фрилансер:
- Реєстрація як фізична особа-підприємець
- Оформлення самозайнятої особи
- Укладання цивільно-правових договорів як фізична особа
Найпопулярнішим та найзручнішим способом залишається відкриття ФОП. Такий статус дає змогу офіційно працювати з клієнтами, отримувати оплату на рахунок, виставляти акти виконаних робіт та декларувати доходи. Самозайнятість підходить лише для окремих видів діяльності – наприклад, репетиторство чи догляд за дітьми – та має обмеження річного доходу до 1 млн гривень. Робота за цивільно-правовими договорами як фізична особа можлива, але незручна: потрібно сплачувати ПДФО за ставкою 18% від кожної суми та військовий збір 1,5%, а замовник виступає податковим агентом і сам утримує ці кошти.
Статус підприємця надає більше свободи у виборі системи оподаткування, дозволяє працювати з будь-якою кількістю замовників одночасно та не обмежує річний дохід жорсткими рамками. Крім того, ФОП може наймати до 10 працівників на другій групі спрощеної системи, масштабувати бізнес та користуватися спрощеною системою обліку. Для фрилансерів, які заробляють від 20-30 тисяч гривень щомісяця та працюють постійно, цей варіант оптимальний з фінансової точки зору.
ФОП для фрилансера: яка група підійде найбільше
В Україні існує три групи спрощеної системи оподаткування для підприємців. Кожна має свої особливості, обмеження та переваги:
- Перша група – до 1 млн грн річного доходу, без найманих працівників, тільки роздрібна торгівля на ринках та побутові послуги населенню
- Друга група – до 5 млн грн річного доходу, можна надавати послуги та займатися виробництвом, дозволено до 10 працівників
- Третя група – до 7 млн грн річного доходу, будь-які види діяльності, необмежена кількість працівників
Для більшості фрилансерів оптимальною буде друга група. Вона дозволяє надавати послуги без жорстких обмежень, ліміт доходу 5 мільйонів гривень на рік достатньо високий для комфортної роботи, а ставка єдиного податку становить 20% від мінімальної заробітної плати. Станом на 2025 рік мінімальна зарплата складає 8000 гривень, тому єдиний податок для другої групи – це 1600 гривень щомісяця. Перша група не підходить, оскільки фриланс не відноситься до роздрібної торгівлі чи побутових послуг у вузькому розумінні законодавства. Третя група має сенс лише для тих, хто заробляє понад 400-500 тисяч гривень щомісяця або потребує платника ПДВ для роботи з великими корпораціями.
Важливо враховувати, що вибір групи впливає на розмір щомісячних платежів. Друга група сплачує фіксовану суму 1600 грн єдиного податку незалежно від реального доходу. Якщо ви заробили за місяць 15 тисяч або 150 тисяч – сума єдиного податку однакова. Це зручно для планування витрат, але потребує стабільних надходжень. Якщо замовлень мало і ви отримали за місяць лише 5 тисяч гривень, доведеться все одно заплатити 1600 гривень податку плюс 1760 гривень ЄСВ.
КВЕД для ФОП фрілансера
Коди економічної діяльності визначають, чим саме займатиметься підприємець. Для фрилансерів підходять різні КВЕД залежно від спеціалізації:
- 62.01 – комп’ютерне програмування (для розробників, програмістів)
- 73.11 – рекламна діяльність (для маркетологів, SMM-спеціалістів)
- 74.10 – спеціалізована діяльність у сфері дизайну (для дизайнерів, ілюстраторів)
- 63.11 – оброблення даних, розміщення інформації на веб-вузлах (для веб-майстрів)
- 74.30 – письмовий та усний переклад (для перекладачів)
- 63.99 – надання інших інформаційних послуг (для копірайтерів, контент-менеджерів)
- 85.59 – інші види освіти (для онлайн-викладачів, тренерів)
Можна обрати до 10-15 кодів одразу під час реєстрації або додати нові пізніше безкоштовно через електронний кабінет. Це дає гнучкість у роботі та дозволяє розширювати спектр послуг без додаткових формальностей. Наприклад, дизайнер може вказати коди 74.10 (дизайн), 73.11 (реклама) та 63.11 (веб-розробка), щоб легально надавати суміжні послуги. Програміст може додати коди 62.01 (програмування), 62.02 (консультування з питань інформатизації) та 85.59 (навчання).
Вибір КВЕД не обмежує реальну діяльність жорстко, але краще обирати максимально релевантні коди з офіційного класифікатора. Це допоможе уникнути питань від податкової інспекції під час камеральних перевірок та спростить пояснення характеру діяльності при відкритті рахунків у банках. Якщо через рік ви вирішите змінити напрямок роботи – з копірайтингу перейти на відеомонтаж – можна внести зміни до реєстраційних даних протягом одного дня через Дію або за 2-3 дні через ЦНАП.
Яка система оподаткування підійде для фрилансера
Підприємці можуть обрати загальну або спрощену систему оподаткування. Для фрилансерів спрощена система зручніша та вигідніша:
- Менше звітності – лише одна декларація щокварталу
- Фіксовані суми податків – 1600 грн єдиного податку для другої групи
- Простіший облік доходів – достатньо вести просту таблицю надходжень
- Можливість самостійно вести бухгалтерію без найму бухгалтера
На загальній системі потрібно сплачувати ПДВ 20% від кожної суми, вести складний облік з податковими накладними, подавати щомісячні декларації з ПДВ та щорічну декларацію про доходи фізичної особи. Це вимагає професійного бухгалтера, послуги якого коштують від 3000 гривень щомісяця. Для фрилансерів це невиправданий тягар, якщо немає необхідності працювати з великими компаніями-платниками ПДВ, які потребують податкових накладних для податкового кредиту.
Друга група спрощеної системи передбачає сплату єдиного податку 1600 гривень щомісяця (при мінімальній зарплаті 8000 грн) плюс єдиний соціальний внесок 1760 гривень (22% від мінімальної зарплати). Загалом щомісячні зобов’язання становлять 3360 гривень. Якщо ваш дохід складає 50 тисяч гривень на місяць, ефективна ставка оподаткування буде лише 6,7%. Третя група сплачує 5% від фактичного доходу для платників ПДВ або 3% без ПДВ, але цей варіант вибирають рідко через необхідність ведення складної звітності та сплату ПДВ.
Як фрилансеру відкрити ФОП
Процес реєстрації став максимально простим завдяки електронним сервісам. Відкрити ФОП можна за один робочий день:
- Подати заяву через портал Дія (безкоштовно) або особисто у ЦНАПі (близько 150 грн)
- Обрати від 1 до 15 кодів діяльності зі списку КВЕД
- Обрати другу групу спрощеної системи оподаткування
- Отримати витяг з Єдиного державного реєстру
Через портал Дія реєстрація займає від 1 до 24 годин у робочі дні. Потрібен лише електронний підпис (можна отримати безкоштовно у додатку Дія за 5 хвилин) або вхід через BankID від Приватбанку, Монобанку чи іншого банку. Заповнюєте електронну форму, вказуєте паспортні дані, ІПН, обираєте коди діяльності та систему оподаткування. Система автоматично формує документи, відправляє до реєстру та надсилає повідомлення про завершення. Якщо подаєте через ЦНАП особисто, процес займає 1-2 години очікування плюс 1 день на обробку.
Після реєстрації підприємець автоматично стає платником єдиного податку другої групи. Протягом 10 календарних днів з дня реєстрації потрібно подати повідомлення про обрану ставку єдиного податку через електронний кабінет на сайті податкової. Далі необхідно відкрити рахунок у банку – це можна зробити онлайн через мобільні додатки Monobank (безкоштовно), ПриватБанк (від 0 до 50 грн/місяць), Sportbank або інші установи. Деякі банки пропонують перші 3-6 місяців обслуговування рахунку безкоштовно для новостворених ФОП.
Як працювати з іноземними замовниками
Всі три групи ФОП на спрощеній системі оподаткування мають право приймати платежі в іноземній валюті від нерезидентів без додаткових дозволів. Для цього достатньо відкрити валютний рахунок у будь-якому українському банку:
- Друга група ФОП – приймає платежі в будь-якій валюті, ліміт доходу 5 млн грн на рік за офіційним курсом НБУ на день надходження
- Третя група ФОП – приймає платежі в будь-якій валюті, ліміт доходу 7 млн грн на рік
- Перша група ФОП – формально може приймати валюту, але види діяльності не підходять для фрилансу
Для роботи з іноземними клієнтами відкриваєте валютний рахунок в доларах США, євро, фунтах стерлінгів або іншій валюті. Більшість банків відкривають такий рахунок протягом 1-2 робочих днів безкоштовно. Після відкриття надаєте замовнику реквізити: IBAN рахунку, SWIFT код банку, повне ім’я ФОП англійською транслітерацією, адресу. Замовник переказує оплату прямим банківським переказом (SWIFT), гроші надходять протягом 1-5 робочих днів залежно від країни відправника.
Валютний контроль та терміни зарахування
Згідно Закону України “Про валюту і валютні операції” ФОП зобов’язаний зарахувати валютну виручку на свій рахунок в українському банку протягом 90 календарних днів з дати виникнення права вимоги за договором. Право вимоги виникає з дати підписання акта виконаних робіт або з дати, вказаної в інвойсі. Якщо порушите цей термін – штраф від 1 700 до 5 100 гривень для фізичної особи згідно ст. 1 Закону про валютний контроль.
Після надходження валюти на рахунок ви можете:
- Залишити гроші у валюті на рахунку без обмежень терміну зберігання
- Конвертувати в гривні за комерційним курсом банку в день конвертації
- Використовувати валюту для оплати бізнес-витрат (програмне забезпечення, хостинг, підписки на іноземні сервіси)
- Вивести на особисту валютну картку для особистих потреб
Оподаткування валютних надходжень
ФОП другої групи сплачує стандартні податки незалежно від того, отримує дохід у гривнях чи валюті:
- Єдиний податок: 1 600 грн щомісяця (фіксована сума, не залежить від розміру валютної виручки)
- ЄСВ: 1 760 грн щомісяця (22% від мінімальної зарплати 8000 грн)
- Загалом: 3 360 грн на місяць або 40 320 грн на рік
Якщо пізніше конвертуєте валюту в гривні за вищим або нижчим курсом – курсова різниця не є доходом і не оподатковується для ФОП на спрощеній системі. Єдиний податок вже сплачений з суми, розрахованої на день надходження платежу.
Звітність при роботі з іноземцями
Подаєте ті самі звіти, що й при роботі з українськими клієнтами:
- Декларація єдиного податку: щокварталу до 10 числа наступного місяця (за 1 квартал до 10 квітня, за 2 квартал до 10 липня тощо)
- У декларації вказуєте загальний дохід у гривнях за квартал, включаючи валютні надходження, перераховані за курсом НБУ
- Приклад: за квартал отримали $6000 (еквівалент 250 000 грн за курсом на дати надходжень) + 50 000 грн від українських клієнтів = загальний дохід 300 000 грн
Додаткових декларацій або звітів про валютні операції для ФОП на спрощеній системі подавати не потрібно. Банк самостійно звітує перед НБУ про валютні операції на вашому рахунку.
Як фрилансеру вести облік та сплачувати податки
Бухгалтерський облік на спрощеній системі мінімальний. Потрібно лише фіксувати доходи та зберігати первинні документи:
- Вести книгу обліку доходів
- Зберігати договори та акти виконаних робіт мінімум 3 роки
- Щоквартально подавати декларацію єдиного податку до 10 числа наступного місяця
- Щомісяця сплачувати єдиний податок до 20 числа та ЄСВ до останнього дня місяця
Декларацію єдиного податку подаєте щокварталу: за 1 квартал до 10 квітня, за 2 квартал до 10 липня, за 3 квартал до 10 жовтня, за 4 квартал до 10 січня наступного року. Заповнюєте в електронному кабінеті платника податків на сайті tax.gov.ua – вказуєте загальну суму доходу за квартал, сума єдиного податку розраховується автоматично.
Єдиний податок сплачуєте щомісяця до 20 числа поточного місяця – наприклад, за січень платите до 20 січня. ЄСВ сплачуєте до останнього дня місяця – за січень до 31 січня. Платежі робите через клієнт-банк вашого банку, вказуючи спеціальні реквізити податкової з вашого електронного кабінету. Якщо пропустите термін – нараховується пеня 0,1% за кожен день прострочення. За 10 днів прострочення пеня складе 160 гривень додатково.
Що буде, якщо працювати без ФОП
Нелегальна діяльність тягне за собою серйозні наслідки. Податкова служба активно виявляє порушників через банківські операції та онлайн-платформи:
- Штраф від 17 до 51 тисячі гривень за незаконне підприємництво
- Донарахування всіх неоплачених податків за три роки
- Пеня за прострочені платежі
- Кримінальна відповідальність у випадку великих сум ухилення
Банки зобов’язані повідомляти податкову про підозрілі операції на рахунках фізичних осіб. Регулярні надходження з описом “за послуги” викликають увагу. Також контролюються транзакції через міжнародні платіжні системи. Якщо виявлять систематичну діяльність без реєстрації, доведеться не лише заплатити штраф, але й сплатити всі податки заднім числом зі штрафними санкціями.
Крім фінансових втрат, виникають проблеми з репутацією. Замовники з інших країн часто просять документи, що підтверджують статус підприємця. Без них неможливо брати участь у серйозних проектах або працювати з великими компаніями. Легалізація діяльності відкриває доступ до кращих вакансій, підвищує довіру клієнтів та дає спокій від можливих перевірок.
Допомога спеціалістів АО «Бачинський та партнери»
Реєстрація ФОП та ведення діяльності можуть викликати питання навіть у досвідчених фрилансерів. Команда АО «Бачинський та партнери» надає комплексні послуги з юридичного супроводу, бухгалтерського обліку та податкового консультування. Спеціалісти допоможуть обрати оптимальну систему оподаткування, оформити всі необхідні документи, налаштувати облік та забезпечать супровід на всіх етапах роботи. Звертайтеся за професійною підтримкою, щоб зосередитися на розвитку бізнесу, а не на паперовій тяганині.
Вам може сподобатись