Інвойс – це рахунок, рахунок-фактура або накладна, запозичений з міжнародної комерційної практики документ, який надається продавцем покупцеві та містить перелік товарів і послуг, їх кількість та суму, яку покупець має за них сплатити.
Головною метою інвойсу є фіксування умов оплати та підстави для здійснення платежу. На практиці він може також виступати основою для проведення операцій у бухгалтерському обліку та митного оформлення, у разі якщо йдеться про імпорт чи експорт товарів.
Інвойс чи рахунок фактура: відмінності
Інвойс та рахунок-фактура схожі між собою, так як обидва документи використовуються для оформлення фінансових відносин між продавцем і покупцем. Але між ними є деякі відмінності: інвойс – це міжнародний термін, який зазвичай застосовується для зовнішньоекономічної діяльності, він є обов’язковим документом для митного оформлення товарів у міжнародній торгівлі і вимагає більш детального заповнення. Його досить часто використовують при здійсненні міжнародних операцій, а рахунок-фактура є аналогом і більш притаманний для бухгалтерської та податкової систем України. Може виступати доказом комерційної угоди та часто використовується для оплати товарів або послуг.
Які реквізити повинен містити інвойс
Для забезпечення можливості ідентифікувати угоду та провести міжнародний платіж, інвойс повинен містити обов’язкові реквізити: назва документа; номер та дата інвойсу; інформація про продавця (назва компанії, юридична адреса, контактні дані, банківські реквізити, необхідні для проведення оплати, код платника податків або ідентифікаційний номер); інформація про покупця (назва компанії або ім’я фізичної особи, юридична адреса, контактні дані); опис товарів чи послуг; ціна за одиницю і загальна вартість; валюта угоди; умови поставки (Incoterms), зазначаються погоджені умови постачання, наприклад, FOB, CIF, DDP, EXW тощо; умови оплати; підпис і печатка.
Дотримання цих реквізитів є важливим для того, щоб інвойс був визнаний митними і податковими органами, а також спростив міжнародні операції.
Правильне оформлення інвойсу: як уникнути помилок
Задля уникнення помилок при оформленні інвойсу, зверніть увагу на декілька важливих аспектів:
- Перевірте реквізити: номер і дата, контактні дані (назви, адреси та банківські реквізити продавця і покупця);
- Опис товару чи послуги (найменування, кількість та одиницю, коди товарів (HS-коди) для митного оформлення, що допоможе уникнути непорозумінь під час перевірок;
- Вартість і валюта (ціна за одиницю та загальна вартість, з урахуванням знижок або додаткових нарахувань, ПДВ і податки);
- Умови поставки (Incoterms): FOB, CIF, DDP чи EXW, щоб обидві сторони розуміли, хто несе відповідальність за транспортування, страхування та митні платежі;
- Умови оплати: терміни, спосіб оплати (банківський переказ, акредитив тощо);
- Мовні стандарти;
- Підпис та печатка.
Правильно оформлений інвойс є запорукою надійного та безпечного обліку, що допоможе захистити інтереси обох сторін і покращити ділові відносини.
Вам може сподобатись