Як іноземцям отримати архівну довідку в Україні?

Пошук архівних довідок про народження/укладення шлюбу/смерть особи на території України є дуже поширеним явищем на сьогодні. Здебільшого, це зумовлено підготовкою іноземцями документів для імміграції в Україну чи набуття ними українського громадянства за територіальним походженням. Відсутність документів, які б підтверджували факт народження їхніх родичів на території України, змушує цих осіб звертатись до архівних установ за допомогою у отриманні такої інформації.

Підстави для отримання архівної довідки

Для отримання архівної довідки потрібно звернутись із запитом у будь-яку архівну установу: державний, обласні архіви, архівні підрозділи бібліотек і музеїв тощо. Для всіх них порядок буде незмінним. Однак, для досягнення бажаного результату, варто з’ясувати, у який конкретно архів звертатись.

Найпоширенішими підставами для звернення в архів, як вже було зазначено, є необхідність встановлення факту народження особи на території України для подальшого звернення за набуттям українського громадянства чи отриманням дозволу на імміграцію в Україну, або ж пошук документів, які підтвердили б родинні зв’язки між особами.

Разом з тим необхідно врахувати, що особа може звернутись лише за довідкою, в якій є інформація що стосується її самої, осіб, що перебувають на його (її) утриманні, під опікою або піклуванням, його (її) померлої(го) дружини (чоловіка), близьких родичів (батьків, дітей, сестер, братів, баби, діда та ін.). Інформацію про інших осіб отримувати, заборонено, оскільки мова йде про персональні дані.

Порядок отримання архівної довідки

Спершу, необхідно обрати архів, у якому здійснюватиметься пошук відповідних записів. Для цього достатньо знати, де саме територіально була здійснена реєстрація актового запису.

Для отримання позитивного результату необхідно вказати у запиті достатню кількість інформації, яка допоможе знайти записи про особу. До такої інформації відноситься: ім’я та прізвище (іноді у різних варіантах написання), дата народження або хронологічні рамки, віросповідання та місце народження. Також обов’язково вказується мета пошуку такої інформації.

Важливим є те, що архіви не видають копії свідоцтв про народження/шлюб чи смерть. Інформація такого характеру визначається на основі реєстрів і церковних книг. Архів видає лише довідку, що підтверджує факт народження/укладення шлюбу/смерті.

Для чого потрібна архівна довідка?

Такі довідки є одним з обов’язкових документів при зверненні за отриманням дозволу на імміграцію або при набутті громадянства, іноді навіть не лише українського. Це зумовлено історичними процесами, адже в українських архівах зберігається інформація про реєстрацію актових записів на територіях, які колись належали іншим державам. Так, інколи звертатись в українські архіви необхідно для того, щоб отримати громадянство Польщі, Румунії тощо.

Чому в архіві немає інформації про особу?

Дуже часто трапляються випадки, коли інформація в архіві відсутня. На це впливає безліч факторів, одним з яких є історичне минуле України. Внаслідок воєн Україна зазнала значних руйнувань, було знищено велику кількість населених пунктів, будівель і в тому числі архівів з усім, що в них знаходилося.

Іншим чинником є неправильне написання імен та прізвищ, їх зміна внаслідок укладення шлюбу тощо. Саме тому ми радимо вказувати у запиті декілька варіантів  написання. Це, звичайно, збільшить шанс знайти архівні записи про особу, однак отримані результати можуть відрізнятись написанням імен та прізвищ, що створить проблеми з їх використанням.

Якщо трапилось так, що Вам вдалось знайти інформацію про родичів, однак їхнє прізвище не співпадає з Вашим або у Ваших документах вказане інше ім’я таких осіб, слід звернутись до суду для встановлення факту родинних відносин. Навіть якщо Ви впевнені, що це Ваші родичі, не варто недооцінювати необхідність звернення до суду. Оскільки, за наявності будь-яких розбіжностей в документах, неможливо довести факт родинних відносин та навіть факт народження цих осіб на території України без рішення суду. Така категорія справ розглядається в порядку окремого провадження та має свою специфіку. За результатами судового розгляду виноситься рішення, яке можна буде використовувати при зверненні у Державну міграційну службу, як підтвердження факту родинних відносин між фізичними особами та факту народження особи на території України.

Як іноземцям отримати архівну довідку в Україні?

Ми вам
зателефонуємо